Procuração e documentos da empresa para usar na China: apostila, tradução e cuidados

Uma procuração para a China, ou qualquer documento brasileiro na China, costuma seguir três passos: cartório (reconhecimento de firma ou ato notarial), apostila e tradução para o chinês. Desde 7 de novembro de 2023, a apostila emitida no Brasil substitui a antiga legalização no consulado chinês. A tradução, por sua vez, segue as regras do órgão chinês que vai receber o papel, e é aí que muita gente tropeça.

Um aviso antes de começar: eu sou tradutora, não advogada. Este guia mostra a lógica do caminho com base em fontes oficiais do Brasil e da China, mas a exigência final é sempre do destinatário: o órgão de registro, o tribunal, o banco ou o parceiro chinês. Na dúvida, pergunte a ele antes de gastar com cartório.

Qual é o caminho de uma procuração para China?

Pense no documento como alguém que precisa atravessar duas fronteiras: a do Brasil, que confirma que o papel é autêntico, e a da língua, que permite ao órgão chinês entender o que está escrito. A ordem mais comum é esta:

1. Você prepara o documento: a procuração, em chinês 授权委托书 (shòuquán wěituōshū), ou uma certidão da Junta Comercial.
2. O cartório reconhece a firma de quem assinou, ou lavra a procuração como escritura pública.
3. Um cartório autorizado emite a apostila sobre esse documento público.
4. O documento apostilado é traduzido para o chinês conforme a regra do destinatário.
5. O pacote completo segue para a China, original, apostila e tradução juntos.

Parece simples, e na maioria das vezes é. O problema aparece quando uma etapa é feita fora de ordem ou com informação que não bate de um papel para o outro.

Por que o cartório vem antes da apostila?

Segundo o Conselho Nacional de Justiça, que coordena a aplicação da Convenção da Apostila no Brasil, a apostila é um certificado que autentica a origem de um documento público. Entre os atos considerados públicos estão os atos notariais e o reconhecimento de assinatura feito em documento particular.

Na prática, isso quer dizer o seguinte: uma procuração impressa e assinada no escritório é um documento particular e, sozinha, não recebe apostila. O que se apostila é o reconhecimento de firma feito pelo cartório sobre ela. A outra saída é fazer a procuração direto como procuração pública no tabelionato de notas. Qual das duas o destinatário chinês prefere? Pergunte. Tribunais e órgãos de registro podem ter exigências próprias sobre o formato.

Um exemplo dessa exigência: a lista de documentos do Tribunal Marítimo de Nanquim diz que a procuração assinada fora da China só produz efeito depois de passar por um notário do país de origem e pela legalização no consulado chinês, ou pelos procedimentos previstos em tratado. A apostila é justamente o procedimento de tratado que agora vale entre Brasil e China.

Apostila para China: o que mudou em 2023?

A tabela oficial da Conferência da Haia mostra que a convenção vigora no Brasil desde 14 de agosto de 2016 e na China desde 7 de novembro de 2023. Antes disso, o documento brasileiro precisava ser legalizado no consulado chinês, um processo mais lento e mais caro.

O portal do governo chinês, ao noticiar a mudança, explicou que a apostila, que lá se chama 附加证明书 (fùjiā zhèngmíngshū, literalmente “certificado adicional”), confirma a autenticidade de selos e assinaturas e substitui as duas etapas antigas por uma só. A mesma notícia estimou que o tempo de tramitação cairia de cerca de 20 dias úteis para poucos dias.

Dois cuidados que valem ouro:

• A apostila não confirma o conteúdo. Ela diz que a assinatura e o selo são autênticos, não que a procuração dá os poderes certos.
• Taiwan não está na tabela da convenção. Se o documento vai para Taiwan, o caminho é outro.

Quem pode fazer a tradução para chinês dos documentos?

Aqui está a parte que mais gera retrabalho. No Brasil, documento estrangeiro em órgão público pede tradução juramentada, um sistema que eu explico no guia de tradução juramentada de documentos chineses. A China não tem o mesmo modelo, e quem define a forma da tradução é o órgão que recebe.

O exemplo oficial mais claro que encontrei é o guia de registro de empresas com investimento estrangeiro da Administração de Regulação de Mercado de Pequim, publicado em 2024. Ele diz que documentos em língua estrangeira e materiais notarizados ou legalizados devem vir com tradução para o chinês, com:

• o carimbo oficial da empresa de tradução, que pode ser o 翻译专用章 (fānyì zhuānyòng zhāng, “carimbo especial de tradução”), ou cópia da licença comercial da empresa;
• a anotação 翻译准确 (fānyì zhǔnquè, “tradução precisa”);
• os dados de contato do tradutor; no caso de tradutor individual, também cópia do documento de qualificação ou identidade;
• o equivalente em inglês do nome do investidor quando o nome original não está em inglês, o que vale para nomes em português.

Esse é o padrão de Pequim para registro de empresa. Outros órgãos, como um 公证处 (gōngzhèngchù, cartório notarial chinês), um tribunal ou um banco, podem ter regras diferentes, inclusive exigir tradução feita por empresa de tradução local. Não encontrei uma regra nacional única que valha para todos. Por isso, a pergunta certa a fazer ao destinatário é: “vocês aceitam tradução feita no Brasil ou exigem carimbo de empresa de tradução na China?”.

E onde eu entro nisso? Mesmo quando a tradução final precisa do carimbo de uma empresa chinesa, vale ter alguém do seu lado conferindo se o texto em chinês diz o que a procuração em português diz. Poderes mal traduzidos são o tipo de erro que só aparece quando alguém tenta usá-los.

Quais documentos da empresa costumam ser pedidos na China?

Depende da finalidade: abrir uma empresa, registrar marca, entrar com uma ação, abrir conta ou autorizar um representante. Os papéis que mais aparecem são estes:

O guia de Pequim chama de “documento de qualificação do sujeito”, em chinês 主体资格证明, o papel que prova a existência da empresa estrangeira, e exige que esse documento passe por notário e apostila quando o país é membro da convenção. Se quiser ver como “empresa” e “contrato” aparecem em outras frases do dia a dia de negócios, o glossário tem os verbetes empresa em chinês e contrato em chinês.

Nome da empresa em chinês: por que a consistência importa?

Na China, o 企业名称 (qǐyè míngchēng, nome empresarial) é registrado em caracteres chineses padronizados, como lembra o próprio guia de Pequim. O mesmo texto acrescenta que, quando uma empresa de investimento estrangeiro usa “(China)” no nome, a marca precisa ser coerente com o nome traduzido do investidor.

Traduzindo para a vida real: se a sua empresa já tem um nome em chinês, usado no site, no registro de marca ou no contrato com o fornecedor, ele deve aparecer igual na tradução da procuração, do contrato social e da certidão. Três tradutores diferentes podem criar três versões em chinês para o mesmo nome, e cada uma delas, aos olhos do órgão chinês, é outra empresa. Expliquei como escolher e proteger esse nome no artigo sobre nome de marca em chinês.

Minha sugestão é simples: antes de mandar qualquer documento para tradução, monte uma folha com o nome da empresa em português, o nome em chinês, o CNPJ e o nome completo dos sócios e procuradores, e entregue essa folha a quem for traduzir.

Quais erros fazem o documento voltar?

Nenhum deles é exótico. São detalhes de rotina que, somados, atrasam semanas:

• Traduzir antes de apostilar, quando o destinatário queria a tradução do documento já apostilado.
• Usar certidão antiga da Junta, emitida antes da última alteração contratual.
• Escrever o nome do procurador de um jeito na procuração e de outro no passaporte.
• Deixar a tradução sem o carimbo ou sem a anotação que o órgão chinês pediu.
• Descrever poderes de forma vaga, que em chinês viram algo mais amplo ou mais restrito do que você queria.

Se o caminho for o inverso, com documentos chineses vindo para o Brasil, a lógica muda e a tradução juramentada brasileira volta a ser a regra. Escrevi sobre isso no guia de certidões chinesas no Brasil, que vale também como referência para outros papéis.

Se você está preparando uma procuração ou a pasta de documentos da sua empresa para usar na China, posso traduzir os textos para o chinês, revisar uma tradução que o parceiro chinês já fez ou conferir se o nome da empresa e os poderes estão consistentes em todos os papéis. Os detalhes estão em serviços de tradução. Apostila e exigências formais, como eu disse no começo, se confirmam com o cartório e com quem vai receber o documento.

Fontes e referências

1. Apostila da Haia — Conselho Nacional de Justiça (CNJ)
2. Status table – Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents — Hague Conference on Private International Law (HCCH)
3. 《取消外国公文书认证要求的公约》在华生效 简化文书跨国流转手续 — Portal do Governo da China (gov.cn), com Xinhua
4. Guide to Registering a Foreign-Invested Company — Administração Municipal de Regulação de Mercado de Pequim (Beijing AMR)
5. List of Documents for Qualification of Subject — Tribunal Marítimo de Nanquim (Nanjing Maritime Court)