Antes de pagar um fornecedor chinês, traduza e confira o documento que fecha o negócio: a proforma invoice, o pedido de compra ou o contrato com fornecedor chinês. Se algo der errado, é o que está escrito ali que conta, e não o que foi combinado no chat. Descrição do produto, quantidade, preço, moeda, Incoterm, prazo, pagamento, embalagem e amostra de referência precisam bater, linha a linha, com o que você negociou.
Sou tradutora de mandarim e português, brasileira e descendente de taiwaneses, e leio esses documentos nas duas línguas. Deixo claro desde já: não sou advogada nem despachante. O que vem abaixo é um guia prático de leitura, para você saber o que olhar e o que traduzir antes de transferir o sinal.
Proforma invoice, pedido de compra e contrato: qual é a diferença?
Os três documentos registram uma compra, mas nascem de lados diferentes e têm pesos diferentes na relação.
| Documento | Em chinês | Quem costuma emitir | Para que serve |
|---|---|---|---|
| Proforma invoice (PI) | 形式发票 (xíngshì fāpiào) | Fornecedor | Fatura preliminar com os termos da venda, base para o pagamento do sinal |
| Pedido de compra (PO) | 采购订单 (cǎigòu dìngdān) | Comprador | Você diz o que quer comprar e em quais condições |
| Contrato | 合同 (hétong) ou 购销合同 (gòuxiāo hétong) | Qualquer uma das partes | Cláusulas mais completas: qualidade, garantia, penalidades, solução de conflitos |
A proforma invoice não é a fatura comercial definitiva, a commercial invoice, que acompanha o embarque. Ela vem antes, quando o pedido ainda está sendo fechado. Em compras menores, é comum o negócio inteiro se apoiar numa PI assinada pelos dois lados. Já o pedido de compra tem uma vantagem que pouca gente aproveita: quem escreve é você, então os termos saem do jeito que a sua empresa precisa. O 购销合同, o contrato de compra e venda, costuma aparecer em pedidos maiores, produtos feitos sob encomenda ou relações que vão durar.
Na prática, o nome no topo da folha importa menos do que o conteúdo. Não é raro um “sales contract” ser, na verdade, uma PI com outro título. A minha regra é simples: o documento que você assina ou paga precisa conter tudo o que foi combinado. Se um detalhe ficou só no WeChat, ele não está no documento. Sobre a validade jurídica de cada formato, foro e lei aplicável, quem responde é um advogado.
O que conferir na proforma invoice do fornecedor chinês antes de pagar
Preço e MOQ você negocia antes, e escrevi sobre isso no guia de como negociar preço e MOQ com fornecedor chinês. A PI é onde esse acordo fica registrado. Por isso eu leio item por item, na ordem abaixo.
Descrição e especificação do produto
Uma linha como “fone Bluetooth, 1.000 pcs” não protege ninguém. A descrição precisa trazer modelo, material, cor, medidas e versão, com os mesmos termos da ficha técnica. Imagine que você aprovou a amostra em preto fosco, 哑光黑 (yǎguāng hēi), e a PI diz só 黑色 (hēisè), preto. Se chegar preto brilhante, a PI não te dá base para reclamar. Quando a especificação é longa, o ideal é a PI citar a ficha técnica como anexo; para montar essa ficha, veja o artigo sobre tradução de ficha técnica para fornecedor chinês.
Quantidade, preço unitário e moeda
Confira a unidade antes do número. Preço por 件 (jiàn, peça) é diferente de preço por 套 (tào, jogo ou conjunto). Um jogo de três potes cotado por 套 e faturado por 件 triplica a conta. Depois, multiplique quantidade por preço unitário e veja se bate com o total.
A moeda também precisa estar explícita. 美元 (Měiyuán) é dólar americano; 人民币 (Rénmínbì) é a moeda chinesa, e 元 (yuán) sozinho, ou o símbolo ¥, em geral indica renminbi. Uma cotação em dólar que vira PI em 元 merece uma pergunta antes de qualquer transferência.
Incoterm: quem paga o quê e até onde
O Incoterm define onde termina a responsabilidade do fornecedor. Os três que mais aparecem com a China:
- EXW (Ex Works): o fornecedor deixa a mercadoria disponível na fábrica ou no armazém dele, e todo o resto, inclusive o desembaraço de exportação, fica com você ou com o seu agente.
- FOB (Free on Board): o fornecedor entrega a mercadoria a bordo do navio no porto de embarque na China, já desembaraçada para exportação, e o frete marítimo e o seguro são seus.
- CIF (Cost, Insurance and Freight): o fornecedor paga o frete e um seguro até o porto de destino, mas o risco passa para você quando a mercadoria embarca na origem.
Nos documentos chineses, o código costuma vir em letras latinas mesmo. O que falta com frequência é o local: “FOB” sozinho não diz nada, “FOB Ningbo, Incoterms 2020” diz. Qual Incoterm faz sentido para a sua operação é conversa para o seu despachante.
Prazo de entrega: 交货期
O 交货期 (jiāohuòqī) é o prazo de entrega, e a pergunta que eu sempre faço é: contado a partir de quê? Uma linha como 收到定金后30天 (shōudào dìngjīn hòu sānshí tiān) diz “30 dias após o recebimento do sinal”. Isso é diferente de 30 dias após a aprovação da amostra. E “entrega” pode querer dizer mercadoria pronta na fábrica ou mercadoria embarcada, o que muda bastante o seu calendário de vendas.
Condições de pagamento
A forma de pagamento, 付款方式 (fùkuǎn fāngshì), costuma ser por T/T, a transferência bancária internacional. É comum haver um pagamento antecipado, 预付款 (yùfùkuǎn), antes da produção, e o saldo, 尾款 (wěikuǎn), antes do embarque ou contra a cópia do conhecimento de embarque. O que importa é que as parcelas, os gatilhos de cada uma e a moeda estejam escritos.
Um detalhe de tradução que eu aponto sempre: 定金 e 订金 soam igual (dìngjīn) e os dois aparecem como “sinal”, mas na China não recebem o mesmo tratamento jurídico. Se um deles estiver no seu contrato, pergunte ao seu advogado o que isso implica. E confira os dados bancários: o beneficiário deve ser a empresa que está vendendo. Mudança de conta avisada por e-mail ou mensagem é um golpe conhecido, então confirme por outro canal antes de pagar.
Embalagem
Em 包装 (bāozhuāng), confira a embalagem individual, a caixa externa, 外箱 (wàixiāng), quantas unidades vão em cada caixa, as marcações e quem fornece a arte. Se você vende em marketplace, caixa amassada ou sem código de barras vira devolução. Quando a embalagem leva texto em português, deixe escrito quem revisa a arte antes da impressão.
Amostra aprovada como referência
A amostra que você aprovou é a melhor régua de qualidade que existe, desde que o documento diga isso. Em chinês ela aparece como 确认样 (quèrènyàng), a amostra confirmada, ou 封样 (fēngyàng), a amostra lacrada que fica guardada como referência. Uma cláusula como 品质以双方确认的样品为准 (pǐnzhì yǐ shuāngfāng quèrèn de yàngpǐn wéi zhǔn) quer dizer “a qualidade segue a amostra confirmada pelas duas partes”. Identifique a amostra com data, código ou foto, para não haver dúvida sobre qual delas vale.
Penalidades e garantia
O que acontece se o pedido atrasar ou chegar com defeito? Um contrato mais completo pode prever 违约金 (wéiyuējīn), a multa por descumprimento, e um 质保期 (zhìbǎoqī), o prazo de garantia. Também é aqui que se combina se o defeito vira troca, reembolso ou desconto no próximo pedido. Se a PI não fala nada disso, pelo menos você sabe que está comprando sem essa proteção. O que é cobrável na prática, e onde, é pergunta para o advogado.
Contrato com fornecedor chinês em duas línguas: qual versão prevalece?
Muitos contratos vêm em chinês e em inglês, lado a lado. Isso funciona bem, desde que o documento diga qual versão vale quando as duas não batem. Duas cláusulas aparecem bastante:
- 如中英文版本不一致，以中文版本为准 (rú Zhōng-Yīngwén bǎnběn bù yízhì, yǐ Zhōngwén bǎnběn wéi zhǔn): se as versões divergirem, prevalece a versão em chinês.
- 两种文本具有同等效力 (liǎng zhǒng wénběn jùyǒu tóngděng xiàolì): os dois textos têm o mesmo valor.
A primeira é direta, mas quer dizer que o texto que você talvez não consiga ler é o que decide. A segunda soa equilibrada, só que não resolve o que acontece se as versões disserem coisas diferentes. Imagine a versão em inglês com “delivery within 30 days” e a chinesa com 收到定金后30天: a mesma frase ganhou um ponto de partida que só aparece em uma das línguas.
O meu trabalho aqui é comparar as duas versões frase a frase e mostrar onde elas se afastam. Qual cláusula de idioma é melhor para você é uma decisão que eu deixo com o seu advogado. O que não pode acontecer é assinar sem saber o que diz a versão que prevalece.
Por que traduzir para o português antes de assinar
Muita gente lê bem a versão em inglês e para por ali. Só que o inglês, nesse caso, é a segunda língua dos dois lados. O fornecedor às vezes redige em chinês e passa para o inglês às pressas, e o time de produção da fábrica vai trabalhar com a versão chinesa. Se existe algum ruído, ele costuma estar na distância entre essas duas versões.
A versão em português tem outra função: fazer todo mundo do seu lado ler o mesmo texto. Você, seu sócio, quem cuida do estoque, seu advogado e seu despachante conseguem conferir cada cláusula. Vale para o caminho inverso também: se você escreve o pedido de compra em português e quer mandar em chinês, a versão chinesa precisa dizer exatamente o que você quis dizer, com as unidades, as datas e os termos técnicos certos. Um pedido de compra em chinês bem escrito evita muita pergunta e muita suposição do outro lado.
Tradução juramentada, advogado e despachante: quem faz o quê
Tradução juramentada é outra coisa. Ela é feita por tradutor público registrado na Junta Comercial e costuma ser exigida quando o documento vai ser apresentado a órgãos oficiais, cartórios ou processos. Para ler, entender e negociar um contrato, em geral a tradução comum revisada atende. Se houver qualquer chance de você precisar da versão juramentada, avise no pedido de orçamento, e a gente confirma o caminho antes de começar.
As perguntas jurídicas, como validade, foro, arbitragem e lei aplicável, são com o advogado. As aduaneiras, como documentos de importação, licenças e o regulamento que se aplica ao seu produto, são com o despachante. Eu cuido de que todos leiam o mesmo texto, com o mesmo sentido, nas duas línguas.
Como eu ajudo com PI, pedido e contrato
O meu trabalho fica na parte escrita:
- Traduzir do chinês para o português a proforma invoice, o contrato e os anexos, com as unidades, moedas e datas conferidas.
- Comparar as versões em chinês e em inglês e apontar onde elas dizem coisas diferentes.
- Revisar a versão chinesa do seu pedido de compra, inclusive quando ela foi feita com IA, para que o fornecedor leia exatamente o que você quis pedir.
Os mesmos cuidados de tom e de números que valem para o dia a dia estão no guia de tradução para chinês para empresas, e os outros formatos de trabalho aparecem nos serviços de tradução.
Recebeu uma PI ou um contrato e o sinal está para sair? Me mande o arquivo pelo WhatsApp, com a conversa em que vocês fecharam as condições, se tiver. Eu digo o que precisa de tradução completa e o que pede só revisão, já com o prazo. Se quiser entender antes o que pesa no valor, veja quanto custa uma tradução de mandarim.
